Privacy Policy — Polityka prywatności

Dokument opisuje, jakie dane osobowe zbieramy, w jakim celu je przetwarzamy, jak długo je przechowujemy i jakie prawa przysługują osobom, których dane dotyczą. Data ostatniej aktualizacji: 1 stycznia 2026 r.

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest Hotel Quindaro z siedzibą przy ul. Senatorskiej 18, 00-075 Warszawa, Polska. Kontakt w sprawach dotyczących ochrony danych: e-mail [email protected], telefon +48 22 684 37 51, adres korespondencyjny jak wyżej.

2. Jakie dane zbieramy

Zbieramy wyłącznie dane niezbędne do obsługi konkretnej sprawy. W zależności od formy kontaktu mogą to być:

• dane podane w formularzu kontaktowym: imię, adres e-mail, opcjonalnie numer telefonu oraz treść wiadomości;
• dane przekazane telefonicznie lub mailowo przy rezerwacji: imię i nazwisko, dane kontaktowe, termin i zakres pobytu;
• dane niezbędne do zameldowania w hotelu, wymagane przepisami prawa;
• dane techniczne zapisywane w logach serwera: adres IP, data i godzina zapytania, typ przeglądarki i systemu operacyjnego.

Nie zbieramy danych szczególnych kategorii i nie prosimy o informacje, które nie są potrzebne do realizacji usługi.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Dane przetwarzamy na podstawie rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO):

• Odpowiedź na zapytanie przesłane formularzem, mailem lub telefonicznie — art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. f RODO (podjęcie działań przed zawarciem umowy oraz uzasadniony interes polegający na prowadzeniu komunikacji z zainteresowanymi).
• Rezerwacja i realizacja pobytu — art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy o świadczenie usług hotelarskich).
• Obowiązki podatkowe i rachunkowe — art. 6 ust. 1 lit. c RODO (wypełnienie obowiązku prawnego).
• Bezpieczeństwo serwisu i zapobieganie nadużyciom — art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes administratora).
• Zgoda na opcjonalne pliki cookie, jeżeli zostanie wyrażona — art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie.

4. Okres przechowywania danych

Korespondencję związaną z zapytaniami przechowujemy przez okres niezbędny do udzielenia odpowiedzi i zakończenia sprawy, a następnie przez czas przedawnienia ewentualnych roszczeń. Dane związane z pobytem i rozliczeniami przechowujemy przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi. Logi serwera przechowywane są przez okres niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa usługi. Dane przetwarzane na podstawie zgody usuwamy po jej wycofaniu.

5. Odbiorcy danych

Dane mogą być udostępniane wyłącznie podmiotom, które wspierają nas w prowadzeniu działalności i wykonują usługi na nasze zlecenie: dostawcy hostingu i poczty elektronicznej, dostawcy oprogramowania recepcyjnego, biuro rachunkowe, obsługa prawna. Z każdym takim podmiotem zawieramy umowę powierzenia przetwarzania danych. Dane mogą też zostać przekazane organom publicznym, jeżeli obowiązek taki wynika z przepisów prawa.

Nie sprzedajemy danych osobowych i nie udostępniamy ich w celach marketingowych podmiotom trzecim.

6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Co do zasady nie przekazujemy danych poza Europejski Obszar Gospodarczy. Serwis wyświetla zdjęcia pobierane z zewnętrznej sieci dostarczania treści Unsplash. Przy pobraniu obrazu przeglądarka użytkownika łączy się bezpośrednio z serwerem tej usługi, który może odnotować adres IP oraz podstawowe informacje techniczne. Jeżeli w przyszłości wdrożymy narzędzia wymagające transferu danych poza EOG, poinformujemy o tym w niniejszym dokumencie i zapewnimy odpowiednie zabezpieczenia przewidziane w rozdziale V RODO.

7. Prawa osób, których dane dotyczą

Każdej osobie przysługuje prawo do:

• dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii;
• sprostowania danych nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych;
• usunięcia danych, jeżeli nie są już potrzebne do celów, w których zostały zebrane;
• ograniczenia przetwarzania;
• przenoszenia danych przetwarzanych na podstawie umowy lub zgody;
• sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie administratora;
• cofnięcia zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem;
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Aby skorzystać z powyższych praw, wystarczy napisać na adres [email protected] lub skontaktować się z recepcją hotelu.

8. Dobrowolność podania danych

Podanie danych jest dobrowolne, jednak niezbędne do udzielenia odpowiedzi na zapytanie oraz do zawarcia i wykonania umowy o świadczenie usług hotelarskich. Niepodanie danych wymaganych przepisami prawa uniemożliwia zameldowanie w hotelu.

9. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Nie podejmujemy decyzji w sposób zautomatyzowany i nie stosujemy profilowania wywołującego skutki prawne wobec osób, których dane dotyczą.

10. Pliki cookie

Serwis korzysta z plików cookie oraz z pamięci lokalnej przeglądarki w zakresie opisanym w osobnym dokumencie Cookie Policy. Znajdziesz tam informacje o rodzajach stosowanych plików, celach ich wykorzystania oraz sposobie zmiany wyrażonej zgody.

11. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiadające ryzyku: szyfrowaną transmisję danych, kontrolę dostępu do systemów, ograniczenie kręgu osób upoważnionych do przetwarzania oraz regularne aktualizacje oprogramowania. Pracownicy mający dostęp do danych są zobowiązani do zachowania poufności.

12. Zmiany polityki prywatności

Dokument może być aktualizowany w związku ze zmianami przepisów lub zakresu świadczonych usług. Nowa wersja obowiązuje od dnia opublikowania w serwisie. Data ostatniej aktualizacji podana jest na początku dokumentu.

13. Kontakt

Hotel Quindaro
ul. Senatorska 18, 00-075 Warszawa, Polska
Telefon: +48 22 684 37 51
E-mail: [email protected]